기획의 정석 실전편 : 제안서 PPT 편 - 2

 

기획의 정석 실전편: 제안서 PPT편

직장인들을 위한 기획 실용서! 대학시절 공모전에 도전하여 23관왕을 차지하며 공모전의 여왕으로 불린 저자 박신영은 제일기획에 입사해 기획 노하우를 체득, 교육 컨설팅 기업 폴앤마크로 자리를 옮겨 강의를 해 온 경험을 바탕으로 《기획의 정석》, 《보고의 정석》의 책을 쓰며 기획에 대해 보여줬다. 이 책 『기획의 정석: 실전편(제안서 PPT편)』은 기존 《기획의 정석》의 내용을 기반으로 하되 PPT 만들기에 중점을 두어 기획서 때문에 고민하고 괴로워하는 직장인들

저자

박신영, 최미라

출판

세종서적

출판일

2016.03.11

 

눈에 쏙쏙 들어오는 반짝반짝 보고서 만들기

1장 육하원칙만 알아도 반은 먹고 들어간다 : 보고서 골격 만들기

그저 문제는 '내가 말하고 싶은 것'과 '네가 듣고 싶은 것'이 다르다는 것 뿐이지. 그래서 애석하게 전달조차 되지 않는다는 것이야. 그러니 효율적인 보고서의 핵심은 '내가 말하고 싶은 것'을 '네가 듣고 싶은 항목과 순서대로' 이야기하는 것이야. 왜냐면 상대방이 듣지 않는 보고는 존재 자체가 의미 없는 것이니까.

 

단순 나열과 논리 전개

단순 나열	논리 전개
누가, 언제, 어디서, 무엇을 어떻게 왜 ..	추진 배경, 진행내용, 세부 계획(누가, 언제, 어디서, ..)

 

2장 기업 내부적으로 정보를 전달할때 : 상황보고서

배경 / 현황 - 목표 - 세부 내용 - 예상 성과 

빡신습관 No.22 다짜고짜 보고서를 쓰기 전에 우선 상대방의 질문 리스트를 작성해보는 습관

우선 순서와 무관하게 상대방의 예상 질문을 쫙 다 써보고 순서를 조정해서 목차를 만들고 그에 맞춰 보고서 작성을 시작하는 습관을 들이자.
상대방이 궁금한 순서 = 보고서의 목차가 되고, 늘 내가 듣기 싫었던 그 물음 = 보고서의 핵심 뼈대가 된다.

 

빡신습관 No.23 'Why니까 What'으로 문장을 구성하는 습관

내가 상대방 입장이라면 어떨까를 생각해보면 쉽게 이해할 수 있는 부분이다.

그리고 보고서에서 형용사나 부사, 추상적인 표현은 다 숫자로 바꾸는 습관이 필요하다. '숫자' 자체를 쓰는 것도 좋지만 이보다 한단계 더 나아가서 '비교 숫자'를 쓰면 더 강력한 보고서가 될 수 있다.

구성	대조	흐름	문제
전체 vs 부분	타인 vs 자신 타사 vs 자사	어제 vs 오늘 오늘 vs 내일	목표 vs 현재
전체 자영업 생존율 16.5% 대비 음식점 생존율 고작 6.8% 뿐	5년간 자살자, 전 세계 전쟁 사망자보다 2~5배 높은 7만 .. 명	올해 매출액 전년대비6% 증가한 @@억원	상반기 원자재 반품 요청 목표 대비 2%p 높은 6.7% 발생

 

보고서 내 '의사 결정' 항목의 역할

보는 사람이 편하게 의사 결정해줘야 할 것이 무엇인지까지 정리해주면, '내가 이걸 보고한다'를 넘어서서 '네가 의사 결정 해줘야할 것은 이것이다'라고 표현하면 서로 효율적으로 일할 수 있게 된다.

 

줄 맞춤의 중요성

보고서를 한 장으로 정리할 때는 우선 줄만 잘 맞춰도 반은 먹고 들어간다. 더해서 전체적인 줄 맞춤도 중요하지만, 부분적인 줄 맞춤도 꽤나 중요하다는 것이다.

 

프린트시 주의 사항

일상적인 문서는 컬러보다 흑백으로 프린트 할 때가 많다. 이때 원본과 달라져 긴급한 상황에서 대처하기 어려운 상황이 생기곤 한다. 일반 흑백 프린터는 회색조 프린트가 기본 설정이지만, 실수로 흑백으로 프린트가 된다면 보고서의 글씨나 무늬가 제대로 보이지 않게 될 수도 있다. 따라서 프린트 하기 전에는 회색조, 컬러, 흑백을 눌러 미리 확인 후 출력하는 습관을 가지면 좋다.

 

3장 문제를 보고하고 개선 방안을 기획할 때 : 업무 개선 보고서

상황 - 미해결시 예상 발생 문제 - 대처 방안 - 의사 결정

무슨 일이 일어났는지 문제를 이야기하고, 바로 대처 방안을 들으면 '정말 그렇게만 대처하면 되나?' 하는 의문이 들 수 있다. 그러니까 그 일이 '왜' 일어났는지를 집어주고 그 원인을 해결하기 위해 어떻게 대처했는지를 보고하면 훨씬 논리적으로 보일 수 있다.

 

빡신 습관 No.24 What보다 So What을 보여주는 습관

기획서와 보고서의 그래프와 표는 이미지로 존재하는 것이 아니라 메시지로 존재한다. 나의 기획서와 보고서가 그냥 '그래프'만 주고 있는지 '메시지'를 주고 있는지 체크해보자.

 

'가시화된 문제'가 아닌 '잠재된 문제'의 경우에는 상황을 이야기 - 해결되지 않는다면 발생할 예상 문제 - 대처 방안 - 의사 결정의 흐름으로 정리할 수 있다.

 

4장 프로젝트 진행 가부를 검토할 때 : 검토 보고서

결론 - 근거(근거 1, 근거 2, 근거 3) - 사례(사례 1, 사례 2, 사례 3) - 방법

"이거 할지 말지 검토해봐" 라고 했을 때 결론은 할지 혹은 말지로 정해져 있다. 따라서 이 보고서에서 중요한 부분은 '한다'면 '왜' 해야하는지, '안 한다'면 '왜' 안 해야하는지 즉, '왜'가 매우 중요하다. 그렇기 때문에 말하는 순서도 결론을 말하고 그 다음에 '근거'를 말해야 한다. 하지만, 근거만 말하지 말고 근거인 '사례'를 들어주는 것이 좋다. 그리고 마지막 앞으로 어떻게 '진행'할지를 첨언하고 끝내면 좋다.

 

5장 전술적 아이디어를 제안하고 보고할 때 : 제안 보고서

제안 - 제안 배경 - 일정, 비용 등 계획 - 예상 성과

 

6장 제안한 아이디어의 실행 계획을 보고할 때 : 실행 계획 보고서

개요 - 진행 계획 - 진행 표 - 의사 결정

실행 계획서에 a, b, c, d 등으로 무작정 나열하면 눈에 안들어오니까 맥락에 맞게 카테고리로 묶어서 보여주면 좋다.